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ビジネスチャットとは?ビジネスチャットの導入効果と成功事例をご紹介

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院内での情報共有方法といえば、口頭や掲示板の利用、書類の回覧、メールなどが従来の方法でした。一度に多くのスタッフへ発信できる一方で、聞き間違いや伝達漏れ、さらには閲覧自体を忘れられたり多くのメールに埋もれてしまったりと、狙いどおりの相手へ正しく情報が届かない課題があります。このような従来の方法の課題をカバーできる新しい情報発信方法のひとつが、ビジネスチャットです。ここではビジネスチャットの導入によって得られる効果や、導入医療機関     の成功事例についてご紹介します。

1. ビジネスチャットとは

ビジネスチャットとは業務利用を目的として開発されたコミュニケーションツールで、院内はもちろん院外とのやり取りにも利用することができます。個人利用向けのチャットサービスも多く存在しますが、院内での利用には業務用に特化したビジネスチャットがおすすめです。たとえば、以下のような特徴をもっています。

・業務利用に特化した機能が充実
・セキュリティレベルが高い
・管理者によるアカウント管理が可能
・チャットのログ、履歴管理も容易

2. ビジネスチャットを導入することによって期待できる効果

ビジネスチャットの導入を検討している方の中には、すでに個人用SNSやチャット、その他の類似サービスを利用している方も多いでしょう。スタッフ用PHS やスマートフォンの支給により、情報共有は電話で十分だと考えている方もいるのではないでしょうか。そこであえてビジネスチャットを導入することによってどのような効果が得られるのか、期待できる効果を3つご紹介します。

1) 業務効率化・生産性向上

ビジネスチャットを導入すると、会話形式でメッセージを伝えることができるため、コミュニケーションが端的になります。その結果、長文のメールを書く必要がなくなり、大量のメールの返信に使っていた時間が削減できます。また移動中でもスマートフォンから簡単に発信ができるため、隙間時間を有効活用して反応できるようになります。これにより情報共有のスピードが早くなり、意思決定の速度も向上します。無駄な会議を開く必要もなくなり、導入成功企業の事例でいうと、メールは10分の1に、会議の開催数は半分以下になった企業もあります。さらにビジネスチャットの以下の付属機能を活用することで、院内外ともに業務効率の改善や生産性の向上を実現することができます。

・音声・ビデオ通話:遠隔会議による移動時間の削減
・タスク機能:業務内容の確認や進捗管理
・ファイル共有機能: 印刷費や郵送費や時間をかけないファイルの共有

2) コミュニケーションの活性化

ビジネスチャットでは1対1でやり取りをおこなうダイレクトチャットのほか、複数人でメッセージをやり取りできるグループチャット機能というものが備わっています。グループチャットは一度に複数人がチャットに参加できる機能で、招待した特定のメンバーのみでメッセージや情報を共有できます。メールと比べて、会話調で話ができることから、会話のラリーを続けることが簡単で、堅苦しさが軽減され、コミュニケーションの活性化にもつながりやすいのが特徴です。

3) セキュリティ強化・情報漏洩防止

医療機関での利用において最も重視すべきは、情報漏洩防止のための取り組みです。外部サービスの利用によって顧客情報が漏洩したというニュースは、 大小問わず世界的に起こっており、医療機関は適切なサービスを選ぶことが求められています。多くのビジネスチャットは、情報漏洩防止のために以下のような特徴をもっています。

・高水準のセキュリティ
・グローバル基準の個人情報保護規則を遵守

ビジネスチャットで採用されているセキュリティシステムは、銀行レベルなど高水準のものです。GDPR[1](EU一般データ保護規則)のようなグローバル基準をもつ個人情報保護規則を定め、医療機関や企業の重要な情報を預かっていることを念頭に遵守しています。

ビジネスチャットはセキュリティ面はもちろん、個人用アカウントと区別して利用することで、安全性を確保した情報共有の活用が可能です。弊社のビジネスチャット「Chatwork」は高水準のセキュリティに加え、充実した機能で業務をサポートします。ビデオ・音声電話やグループチャット、タスク管理などのシーンで必要となる機能を網羅した「Chatwork」がひとつあれば、複数のサービスを契約する必要もありません。

[1]GDPR(EU一般データ保護規則)とは、ECで定められている、個人のデータに関する法律のことです。

3. ビジネスチャット導入の成功事例

本格的に導入を検討するときは、すでにビジネスチャットを導入している医療機関     の成功事例を参考にすることもおすすめです。例えば 医療法人社団友愛会 友愛病院(東京都足立区)ではChatworkを利用し、レセプト業務の効率化や各種委員会の時間短縮に成功しました。会議時間の削減要因は「報告に使う時間」をカットできたからです。事前に専用のグループチャットで議題や報告を先に共有しておき、関係者は手が空く時間が違っても、各自都合の良い時間に確認しておくことで会議では初めから議論できるようになり、結論も早く出るようになりました。                                 

4. ビジネスチャット導入前の注意点

複数の機能を備えるビジネスチャットは、システムやツールを複数導入する必要がなく、難しい操作を覚える手間もありません。しかし便利で手軽な機能ほど、使い方に注意しなければ思いがけないトラブルを起こすことも理解しておくべきです。最後に、ビジネスチャットをより便利に、かつ安全に利用するための注意点をご紹介します。

1) 目的を明確にする

ビジネスチャットの導入を検討する方の多くは、従来の機能やサービス、働き方になんらかの課題を抱えています。サービス利用によって課題が的確に解決できるよう、ビジネスチャットの導入前に使用目的を明確化しておきましょう。

2) 導入前にルールを定める

情報漏洩などのトラブルが起こる原因のひとつが、「明確なルールがない」「ルールが浸透していない」など曖昧な使用条件です。

  • 業務以外(プライベート)の用件では使用しない
  • グループチャットの運用方法を決める
  • 使用ツールを統一し、既存ツールと使いわける

上記のように使用ルールを事前に決め運用を開始しましょう。

きちんとスタッフ ひとりひとりに浸透するよう、定めたルールは教育や管理によって発信することも大切です。部門 やチームごとに管理者を任命すると、新しいルールが浸透しやすくなります。

3) 導入前や導入後の院内教育

人によって、新しいシステムを使いこなせるようになるまでの所要時間は異なります。簡単な説明書を渡せば事足りるという実践タイプのスタッフもいれば、こまかく指導することで操作に慣れるスタッフもいるでしょう。その為、導入前の説明や導入後のサポートなど、充実した院内教育が必要です。説明会を開いたり、活用状況をヒアリングしたりするなど、サポート体制を整えましょう。

5. まとめ

個人用のチャットアプリを利用する場合もありますが、情報漏洩のリスクを視野に入れると、ビジネスチャットがおすすめです。セキュリティレベルが高水準であり、重要な情報の共有を視野に入れた個人情報保護規則の遵守など、安心してビジネス利用できるよう管理されています。コスト面が気になるという方は、無料アカウントでも利用可能な「Chatwork」を、ぜひお試しください。    

記事提供者
Chatwork㈱

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